تفويض المهام أمر هام جدًا للمديرين والشركات وذلك على عكس الاعتقاد الشائع بضرورة قيام المديرين بجميع المهام بأنفسهم لضمان الجودة، بل إن القيام بالتفويض بشكل صحيح بشأنه يحقق الكثير من المزايا للشركات.

يتطلب التفويض الناجح امتلاك بعض المهارات التي تمّكن المدير من معرفة أي المهام التي يمكن تفويضها ولمن وكيف، توضح لك فورلانسو ذلك من خلال السطور القادمة بالإضافة إلى توضيح أهمية التفويض للشركات والمديرين فهيا بنا نبدأ.

أهمية تفويض المهام للشركات

يتم تفويض العمل من خلال قيام المديرين بتحويل مسؤولية بعض المهام منهم إلى أحد الموظفين من فريق العمل، وذلك لأسباب عدة منها حتى تتفرع لمهام أخرى أكبر وكذلك إعطاء الفرصة للموظفين لتطوير مهاراتهم، ويعود ذلك بالعديد من الفوائد للشركات، تتمثل هذه الفوائد في الآتي:

• التركيز على المهام الأكبر.
  
• تطوير مهارات أعضاء الفريق.
  
• زيادة إحساس المسؤولية لدى الموظفين.
  
• نمو الشركة سريعًا.

التركيز على المهام الأكبر

من أهم الفوائد التي تعود عليك كمدير من تفويض المهام هي إمكانية التركيز على المهام الأكبر؛ لأنه يوفر الكثير من الوقت ويجنبك الشعور بالضغط وقضاء الوقت في كثير من الأعمال يمكن القيام بها من قبل أعضاء الفريق.

ومن طبيعة مهام المديرين التداخل والكثرة منها إدارة الفريق والعمل على تطويره ومنها متابعة سير العمل مع المسؤولين، لذلك تفويض ما يمكن تفويضه يجعلك تقوم بمهامك بتركيز وجودة أعلى وستجد الوقت لإيجاد أفكار جديدة لدخول أسواق جديدة وبناء شراكات استراتيجية هامة.

تطوير مهارات أعضاء الفريق

حرص المديرين على القيام بكل المهام لضمان الجودة ليس هو أفضل قرار لتطوير المؤسسة في المستقبل، لكن تفويض المهام القابلة لذلك يؤدي إلى زيادة كفاءة وإنتاجية فريق العمل، ويمكنك وضع تعليمات لتنفيذ المهمة بشكل صحيح يضمن الجودة ويثقل من مهارات الموظفين.

كذلك يشعرهم بثقة المدير بهم ويجدد حماسهم نحو التعلم واكتساب مهارات وخبرات جديدة وزيادة رغبتهم في إنجاز المهام بأفضل شكل، أيضًا إيجاد المديرين الوقت للتركيز على المهام الأخرى وزيادة الإنتاجية على مستوى الشركة.

زيادة إحساس المسؤولية لدى الموظفين

تفويض المديرين المهام إلى الموظفين يزيد من إحساس الموظفين بقيمتهم ودورهم في الشركة، وبالتالي زيادة إحساس المسؤولية لديهم وسعيهم الحثيث لتعلم المزيد من المهارات الضرورية لأداء هذه المهام، لذلك تفويض المهام خطوة هامة جدًا من المديرين لدعم وتمكين الموظفين.
نمو الشركة سريعًا

تفويض المهام ينمي مهارات وخبرات الموظفين ويعزز لديهم القدرة على اتخاذ القرارات وإدارة ضغوط العمل، نتيجة لمنحهم الفرص لزيادة الإنتاجية والفعالية، وهذا يعود بالكثير من النفع على المؤسسة فيما بعد إذا أرادت أن تتوسع أو تزيد حجم أعمالها فسوف يكون لديها الموظفين الذين يساعدون في ذلك بقوة وفعالية.

كيف ينجح تفويض المهام من المديرين إلى الموظفين؟

حتى ينجح تفويض العمل ويتم بفعالية ينبغي الحرص على اتباع مجموعة من الخطوات والنصائح وهي كالتالي:

• تحديد أي المهام يمكن تفويضها.
  
• استكشاف مهارات ونقاط قوة أعضاء الفريق.
  
• الإرشاد الكامل للموظف.
  
• تدريب وتنمية مهارات الفريق.
  
• إبداء التقدير والتشجيع بعد إنهاء المهمة.

تحديد أي المهام يمكن تفويضه

رغم أهمية وفوائد التفويض إلا أنه بالطبع ليست كل المهام يمكن تفويضها فالبعض منها يكون استراتيجي ولا بد من قيام المديرين بها بأنفسهم، لذا ينبغي عليك كمدير أو مسؤول أن تقوم أولًا قبل التفويض بتحديد ماهية المهمة وهل يمكن تفويضها لأعضاء الفريق أم لا وذلك لضمان تحقيق النتائج والجودة المتوقعة.

يمكنك القيام بذلك من خلال عدة نقاط وهي:

• التأكد من قدرة الشخص الذي سيتم تفويض المهمة له على قيامه بها على أفضل وجه وامتلاكه المهارات المطلوبة والوقت الكافي لأدائها.
  
• تفويض المهام التي تتوافق مع اهتمامات الفريق وتساعدهم في تطوير مهاراتهم واكتساب مهارات جديدة يرغبون في اكتسابها.
  
• كذلك يمكنك تفويض المهام التي تجعل فريق العمل يحقق أهداف ما له في العمل.

اكتشاف مهارات ونقاط قوة أعضاء الفريق

هذه خطوة هامة جدًا قبل التفويض وهي استكشاف ومعرفة مهارات كل من أعضاء الفريق، نقاط قوتهم، المهارات التي يتقنونها والمهارات التي يسعون لتقويتها، يمكنك ذلك من خلال القيام بمقابلات معهم وسؤالهم المباشر عن ذلك أو من خلال إنشاء استبيانات دورية.

سيساعدك ذلك كثيرًا في معرفة مهارات كل موظف وأي المهام التي يمكن الاعتماد عليه للقيام بها، كذلك معرفة المهارات التي يرغبون في اكتسابها وإسناد المهام التي تساعدهم في ذلك إليهم.

تحديد الرشاد الكامل للموظف

عندما يتم تحديد المهمة التي يمكن تفويضها واختيار الشخص الذي يمكنه القيام بها لا ينتهي الأمر عند ذلك بل ينبغي إشارد هذا الموظف وإعطائه كافة التفاصيل التي تساعده، لا تتوقع أبدًا أن المهمة سهلة لا تحتاج لذلك، بل أعلمه بكل ما يفيده في تنفيذها من:

• الملفات والتفاصيل التي تساعده في أدائها.
  
• إذا كانت هناك أدوات تسهل عليه أداء المهمة.
  
• إخباره بالأهداف من المهمة والنتائج المتوقعة منه.
  
• إعطائه موعد تسليم للمهمة.
  
• مهام مشابهة تم تنفيذها سابقًا تكون بمثابة دليل مساعد له.

التواصل والاهتمام بالتغذية الراجعة Feedback

لا ينتهي الأمر في التفويض بتسليم الموظف المهمة التي سيقوم بها، بل ينبغي التواصل الدائم ومنحه الحرية الكاملة لتوجيه أي أسئلة أو استفسارات تجاه المهمة تسهل عليه أدائها بشكل أفضل.

وينبغي أيضًا المتابعة مع الموظف أو عضو الفريق أول بأول وإعطائه أراء مفصلة نحو ما يقوم به، هذا الأمر هام جدًا خاصة إذا كان سيقوم بهذه المهمة مرات أخرى في المستقبل ستساعده هذه التغذية الراجعة على التطوير والتحسين في المستقبل.

تدريب وتنمية مهارات الفريق

يزداد تفويض العمل صعوبة في حالة إذا كانت المهمة لم يقم بها أحد من فريق العمل من قبل سوى المدير، لكن لا يبقى الأمر مستحيلًا.

يمكنك الاستثمار في فريقك بالتدريب والتطوير وإكسابهم المهارات التي تساعدهم على أداء هذه المهام بدلًا من القيام بها بنفسك خاصة إذا كانت تحتاج إلى وقت كبير حينها يكون تدريب الفريق استثماري كبيرًا وستجده في إتقانهم للمهارات التي تحتاجها لهذه المهام ويتم تأديتها بفعالية.

لذلك اهتم بإنشاء وتخصيص برامج تدريب لفريق العمل لإكسابهم كافة المهارات سواء المهارات التقنية الخاصة بالعمل أو المهارات العامة Soft Skills مثل: حل المشكلات، التواصل، القيادة والقدرة على الإبداع.

إبداء التقدير والتشجيع بعد إنهاء المهمة

أغلب مهام التفويض تطلب مهارات وخبرات مختلفة إنهائها يعني أن هذا الموظف قام ببذل الكثير من المجهود لاكتساب هذه المهارات وأداء المهمة بأفضل شكل، وهذا يتطلب التقدير وتشجعيه على الاستمرار في تطوير مهاراته، سوف يجعله هذا يشعر بمزيد من الثقة والحماس لأداء للمزيد.

في النهاية إذا كنت تدير عملك عن بُعد إذًا أنت بحاجة إلى منصة فورلانسو لتسهيل القيام بتفويض الأعمال إلى فريق العمل من خلالها، فورلانسو هي أول منصة احترافية في الوطن العربي لإدارة العمل عن بُعد تمنحك بيئة عمل تنظيمية فعالة، لا تتردد في التسجيل الآن على المنصة وتمتع بتجربة تفويض وإدارة كاملة مميزة للعمل عن بُعد!